Sie wollen neue Märkte erschließen? Sie wollen nach Russland oder in andere GUS-Länder expandieren? Sie wollen den Informationsaustausch intensivieren? Dann ist eine Messeteilnahme in GUS-Ländern die richtige Lösung für Sie und Ihr Unternehmen. Messen sind zumindest in Russland fast wie eine Mode.
Die Teilnahme an einer Messe in Russland ist vor allem für neue und wachsende Unternehmen eine wertvolle Chance, um das Interesse von potenziellen Investoren zu wecken, Neukunden zu gewinnen oder Distributoren zu finden. Eine Teilnahme an einer Messe, darüber hinaus noch im Ausland, ist sehr aufwendig. Sie müssen beurteilen, ob eine Messeteilnahme im Ausland überhaupt sinnvoll ist und welche Messe für die Zielerreichung am besten geeignet ist.
Messekonzept
Um Ihr Unternehmen im besten Licht zu präsentieren, brauchen Sie ein Messekonzept, in dem die Messeziele, der Messeplan, der Messestand, die Vorgehensweise und die Aufgaben zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Messe erläutert sind. Aus dem Messekonzept leitet sich die Messeplanung ab, wenn das Konzept umgesetzt werden soll.
Unterschiedliche Messestandkonzepte berücksichtigen Ihre individuellen Zielstellungen. Hier sind ein paar Anregungen:
Dialog-orientiertes Messestandkonzept
Produkt-orientiertes Messestandkonzept
Lösungs-orientiertes Messestandkonzept
Beratungs-orientiertes Messestandkonzept
Was ist die Botschaft?
Die Versuchung ist groß, das gesamte Produktsortiment auf den zur Verfügung stehenden Quadratmetern zu präsentieren. Doch weniger ist mehr – vor allem, wenn das Budget knapp ist. Bevor mit der Planung des eigentlichen Messeauftritts begonnen wird, sollte zunächst einmal genau die Zielsetzung abgeklärt werden, um sicherzustellen, dass bei der Standplanung auch alle Ziele in einem ausreichenden Maß berücksichtigt werden können.
Ein Messestand sollte sich idealerweise auf ein Thema beschränken und diesem dann eine echte Bühne bereiten. Die Botschaft des Standes muss klar und konkret das Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens oder des Produkts formulieren und sie so eindeutig transportieren, dass Besucher diese selbst im Vorübergehen verstehen können. Das SMART-Model ist die beste Hilfe bei der Zieldefinition:
Hier sind ein paar Beispiele für Ihre mögliche Zielsetzung (sowohl quantitative als auch qualitative):
Direkter Verkauf von Produkten im Volumen von 10.000€ auf der Messe oder auch in Ausmaß von 1000 Stück.
Gespräche mit 500 Fachbesuchern am Messestand (Gespräche notieren!).
Steigerung der Bekanntheit des Produktes XY in Russland.
Generierung von 100 qualifizierten Leads während der Messe.
Vermittlung einer Botschaft an die Messebesucher Russlands.
Vereinbarung von 20 Kundenterminen für die Zeit nach der Messe.
Mögliche Beteiligungs- und Kooperationspartner oder Distributoren finden, etc.
Was ist die Zielgruppe?
Ihre Ziele und Ihre Zielgruppen müssen mit den tatsächlichen Besuchern der jeweiligen Messe abgestimmt werden. Definieren Sie Ihre und vergleichen Sie Ihre Zielgruppe mit den Messe-Besucheranalysen des Vorjahres (die Informationen sind meistens auf der Webseite der Messeveranstalter oder in einer Analyse-Broschüre vom Vorjahr vorhanden). Eine offene Besuchermesse hat eben andere Interessenten als eine Fachmesse, eine öffentlich zugängliche oder als eine B2B-Messe, eine regionale andere als eine nationale oder internationale Messe.
bisherige in- und ausländische Geschäftspartner
neue in- und ausländische Geschäftspartner
kaufmännische Entscheidungsträger, zum Beispiel Einkäufer
technische Fach- und Führungskräfte
Fachleute aus der Warendistribution
Handelsvertreter, etc.
Messestand
Festival-Feeling statt Messe-Coolness
Wie muss beispielsweise ein Messestand konzipiert sein, um besonders auf russische Veranstaltungsbesucher positiv zu wirken? Interaktiver Content. Ein Messestand, der interaktiv für die Besucher nutzbar ist, erregt Aufmerksamkeit und kommt den Interessen des russischen Publikums besonders entgegen. Der Einsatz von multimedialen Elementen wie Touchscreens, Videos und Slide-Shows sind einige dieser Möglichkeiten. Unabhängig von der Größe der Standfläche erzielen Sie bereits mit der richtigen Beleuchtung erstaunliche Effekte: Bunte LED-Messestände in weichen Farben lenken die Blicke von Standbesuchern auf Ihr Exponat, ohne den Besucher direkt zu blenden.
Erlebnis statt Produktausstellung
Rund 80 Prozent der wahrgenommenen Reize gelangen über den Sehnerv ins menschliche Gehirn. Messen bieten deshalb vor allem eins: visuelle Reizüberflutung. Das menschliche Kurzzeitgedächtnis sortiert hier gnadenlos aus und entsorgt, was nicht auf den ersten Blick bedeutend erscheint. Umso wichtiger ist es, dem Besucher nicht nur etwas optisch vorzuführen, sondern ihn zum Teil des Standgeschehens zu machen – mehr Erlebnis, weniger Präsentation. Haptik (Ihre Produkte angreifbar machen). Immersive Stand-Konzepte sprechen nicht allein die Vernunft der Messegäste an, sondern lösen Emotionen aus. Und diese hallen deutlich länger nach als Bilder. Gestalten Sie Ihren Stand deshalb entsprechend „sinnlich“ und prüfen Sie, über welche sensorischen Wege kommuniziert werden kann.
Bürokratische Hürden vor dem Messeauftritt
Vor dem Start müssen einige bürokratische Hürden genommen werden:
Zur Teilnahme an einer Messe müssen Sie natürlich Fristen einhalten: für die Anmeldung und etwa auch für die Buchung von Messe-Services.
Beantragen Sie Ausstellerausweise und Parkausweise. Ihre Mitarbeiter haben damit kostenlosen Zugang zum Messegelände und können sich dort frei bewegen. Meist gibt es nur wenige Parkausweise, die Sie für Fahrten mit zusätzlichem Anliefergut nutzen sollten.
Füllen Sie eine Exponats-Beschreibung aus, die alle erforderlichen Angaben zu Abmessungen und Gewicht Ihres Messestands, Art Ihres Messeauftritts sowie die benötigten Medien enthält.
Auf Wunsch können Sie Security-Betreuung für Ihren Messestand buchen, diese wird meistens vor Ort oder am besten im Voraus über den Messeveranstalter gebucht.
Fragen Sie bei Ihrer Versicherung nach, ob die bestehenden Polizzen auch bei Messeauftritten in Russland gelten. Die folgenden Risiken sollten sie auf jeden Fall abdecken: Transportschäden, Feuer, Diebstahl und Haftpflicht.
Die Messeunterlagen enthalten meist nicht nur Details zu Messe und Rahmenprogramm, sondern auch Informationen zu An- und Abreise sowie Hotels oder Privatunterkünfte. Diese sollten auch früh genug gebucht werden.
Den Transport von besonders sperrigen Exponaten übernehmen für gewöhnlich Speditionen, häufig in Zusammenarbeit mit dem Messeveranstalter. Da in manchen Fällen nur zugelassene Logistikunternehmen auf das Messegelände fahren dürfen, sollten Sie vorher klären, ob der von Ihnen beauftragte Betrieb die Erlaubnis hat.
Bauen Sie Ihren Messestand selbst auf oder übernimmt den Aufbau des Standes die einheimische Messebaufirma? Wenn Sie weder die Zeit noch das Know-how haben, alles selbst zu machen, sollten Sie sich frühzeitig nach Fachleuten umschauen: Schreiner, Elektriker, Installateure, Caterer, Dekorateure und Übersetzer und Hostessen. Holen Sie jeweils mehrere Angebote ein.
Logistische Besonderheiten in Russland
Wer in Russland ausstellen möchte und dazu Material von A nach B transportieren muss, sollte besonders dem Faktor Zeit seine Aufmerksamkeit schenken. Nicht weniger als sechs Monate vor dem Event sollten die logistischen Details geklärt sein und das Material auf den Weg nach Russland geschickt werden. In dieser Zeit werden u.a. die auszustellenden Produkte vom Zoll abgefertigt sowie das gesamte Equipment zum Veranstaltungsort transportiert. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass rechtzeitig das Zertifikat „Carnet ATA“ (Reisepass für Ihre Ware) sowie ggf. für bestimmte Maschinen das „GOST-Zertifikat“ (Konformitätsnachweis) beantragt wird – GOST Zertifikate besitzen eine Gültigkeitsdauer von bis zu 3 Jahren auf dem gesamten Gebiet der Russischen Föderation. Ohne die notwendigen GOST Zertifikaten dürfen die Waren die russische Grenze nicht überschreiten.
EAC Deklarierung oder die EAC Zertifizierung werden je nach Ware und Land als offizielle Nachweise benötigt, dass die Produkte den nationalen technischen Vorschriften der Russischen Föderation oder der teilnehmenden Länder der Eurasischen Wirtschaftsunion entsprechen (Technische Regelwerke der Russischen Föderation oder der Eurasischen Wirtschaftsunion – TR oder TR ZU). Die Gültigkeitsdauer beträgt durchschnittlich von einem bis 5 Jahre. Einer der Unterschiede zwischen den Zertifizierungen ist es, ob Sie die nach Russland mitgebrachte Ware zu Messe/Ausstellung und nach der Ausstellung wieder mitnehmen oder, ob die Ware aus irgendeinem Grund in Russland bei Verbrauchern bleibt.
Give-aways & Infos
Viele Menschen sind immer noch Jäger - aber vor allem Sammler. Besucher kommen gerne aufgrund günstiger oder sogar Gratiseintritten, um Stände praktisch „abzuräumen“. Aber Vorsicht: Ein Messetag ist lang. Immer mehr Menschen haben Rückenprobleme. Stattdessen sollten Aussteller lieber auf hochwertige Gastgeschenke für einzelne Kunden setzen. Klassische Gaben sind Flyer und Broschüren, die selbstverständlich auf Russisch sein sollten. Neben der gedruckten Form sind auch digitale Versionen heute weitgehend üblich und sehr beliebt, z.B. ein USB-Stick mit Firmenlogo, eines ihrer Produkte in Miniaturform, ein mit Firmenlogo bedruckter Stift oder ein Beutel (Stoffsackerl).
Falls Besucher die Informationen gleich mitnehmen möchten, sollte die Wahl zwischen gedruckter oder digitaler Übergabe (z.B. auf einem USB-Stick) bestehen. Denken Sie dran: Eine ausgehändigte Information ist aus Ausstellersicht eine entgangene Chance für einen Nachkontakt.
Nachbearbeitung
Die Messe ist so etwas wie die Weinlese - und die Nachbereitung ist die Kelter. In der Nachbereitung der Messe sollten Sie sämtliche Gespräche auswerten. Versprochene Unterlagen müssen rasch versendet werden. Jetzt ist die Zeit, vielversprechenden Kontakten schnell nachzugreifen und auch angekündigte Besuche des Vertriebs sollten Sie nicht allzu lange aufschieben, wenn Sie schon vor-Ort in Russland sind.
Mit dem Team sollten Sie außerdem besprechen, was wie geplant geklappt hat und wo es für den nächsten Auftritt Verbesserungspotenzial gibt. Wenn Sie dies zeitnah erledigen und dokumentieren, können diese Erfahrungen direkt in die Planungen für die nächste Messe einfließen, nicht nur in Moskau sondern auch z.B. in Nizhnij Novgorod oder Ekaterinburg.
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